Kembali ke Studi Kasus
Cerita POS System Restaurant Workflow

Merancang Open Bill untuk Mendukung Workflow Restoran yang Lebih Fleksibel

Cerita bagaimana kebutuhan operasional restoran mengubah cara transaksi dikelola, dari sekadar draft pesanan menjadi Open Bill yang mendukung kitchen ticket, penambahan pesanan, dan pembayaran di akhir.

Kondisi Awal

Situasi sebelum perubahan workflow

  1. Sistem sudah memiliki fitur draft pesanan yang digunakan untuk menyimpan transaksi sementara.
  2. Pada awalnya draft dianggap cukup untuk menangani pelanggan yang belum langsung melakukan pembayaran.
  3. Setelah kebutuhan operasional digali lebih dalam, ditemukan bahwa draft dan Open Bill sebenarnya memiliki tujuan yang berbeda.
  4. Draft hanya menyimpan data transaksi, sedangkan operasional restoran membutuhkan transaksi aktif yang sudah dapat dikirim ke dapur namun tetap bisa menerima tambahan pesanan.
  5. Belum ada pemisahan antara kitchen ticket untuk dapur dan customer receipt untuk pelanggan.
  6. Penambahan pesanan setelah order pertama berpotensi membuat alur transaksi menjadi kurang terstruktur.
Keputusan Produk

Fokus implementasi

  1. Memisahkan konsep Draft dan Open Bill sebagai dua tahapan transaksi yang berbeda.
  2. Draft digunakan sebagai penyimpanan sementara sebelum pesanan benar-benar diproses.
  3. Open Bill digunakan sebagai transaksi aktif yang sudah berjalan di operasional restoran namun belum dibayar.
  4. Membuat alur kitchen ticket terpisah dari customer receipt.
  5. Memungkinkan pelanggan menambah pesanan tanpa harus membuat transaksi baru.
  6. Menyiapkan struktur status transaksi yang lebih jelas untuk kebutuhan audit dan laporan.
Implementasi

Perubahan yang dilakukan

  1. Menambahkan status Open Bill sebagai tahap lanjutan setelah Draft.
  2. Pesanan yang sudah dikirim ke dapur otomatis berubah menjadi Open Bill.
  3. Kitchen ticket dicetak saat pesanan dikirim ke dapur tanpa menunggu pembayaran.
  4. Pelanggan tetap dapat menambah item selama transaksi masih berstatus Open Bill.
  5. Kitchen ticket hanya mencetak item baru sehingga dapur tidak menerima pesanan yang sama berulang kali.
  6. Customer receipt baru dicetak saat pembayaran dilakukan dan transaksi ditutup.
  7. Kasir melakukan input nominal pembayaran, metode pembayaran, dan perhitungan kembalian pada tahap penyelesaian transaksi.
Hasil

Dampak terhadap operasional

  1. Workflow transaksi menjadi lebih sesuai dengan pola kerja restoran dan kafe.
  2. Dapur dapat langsung memproses pesanan tanpa harus menunggu pembayaran pelanggan.
  3. Kasir dapat fokus pada pencatatan pesanan selama pelanggan masih berada di meja.
  4. Pelanggan dapat melakukan penambahan pesanan tanpa membuat transaksi baru.
  5. Risiko pesanan terlewat atau tercatat ganda menjadi lebih kecil.
  6. Data transaksi menjadi lebih mudah dipantau karena setiap transaksi memiliki status yang jelas.
  7. Laporan penjualan dapat membedakan transaksi yang masih aktif, sudah dibayar, maupun dibatalkan.
Pembelajaran

Insight dari pengerjaan

  1. Fitur yang terlihat sederhana sering kali menyimpan kebutuhan operasional yang lebih kompleks daripada yang terlihat di awal.
  2. Draft dan Open Bill terlihat mirip dari sisi data, tetapi memiliki fungsi bisnis yang berbeda.
  3. Draft berfungsi sebagai penyimpanan sementara, sedangkan Open Bill mewakili transaksi aktif yang sudah berjalan di operasional restoran.
  4. Memahami workflow pengguna sering kali lebih penting daripada langsung menambahkan fitur baru.
  5. Pemisahan antara kitchen ticket dan customer receipt membuat proses operasional lebih terstruktur.
  6. Desain status transaksi yang jelas membantu monitoring, audit, dan pengembangan fitur di masa depan.